Diagnostic & Audit

Problématique :

Vous observez probablement :

Des collaborateurs qui perdent du temps à chercher des informations ;
Des processus de validation qui s’éternisent ;
Des doubles saisies qui génèrent des erreurs ou des oublis ;
Une surcharge de travail ponctuelle qui impacte le moral des équipes ;
Des retards dans les paiements ou encaissements ;
Un volume important de papier chronophage à traiter et classer.

➡️ Vous savez qu’il existe des solutions, mais vous avez besoin d’un regard externe et expert pour identifier précisément où agir en priorité selon vos contraintes et objectifs.

Solution proposée :

Un diagnostic factuel et sans jugement de votre organisation documentaire.

Notre approche en 3 étapes :

Analyse sur le terrain
- Interviews individuelles de vos collaborateurs clés (30-40 minutes par personne) ;
- Observation de vos processus documentaires réels ;
- Cartographie de vos flux d’informations actuels ;
- Identification des points de friction et goulots d’étranglement.
Restitution factuelle et objective
- Présentation des constats à votre direction ;
- Mise en lumière des éléments surprenants découverts ;
- Analyse des impacts sur votre organisation ;
- Aucun jugement, juste des faits qui questionnent.
Recommandations adaptées
- Proposition de solutions sur mesure ;
- Priorisation selon vos objectifs et contraintes ;
- Évaluation des bénéfices potentiels ;
- Accompagnement dans vos décisions.

Bénéfices :

Une prise de conscience éclairée pour des décisions optimales :

Visibilité complète : Cartographie précise de vos flux documentaires actuels ;
Priorisation claire : Identification des actions au meilleur impact ;
Gain de temps immédiat : Fin des recherches d’informations chronophages ;
Réduction des erreurs : Élimination des doubles saisies et processus redondants ;
Amélioration du climat social : Réduction du stress et de la surcharge de travail ponctuelle ;
ROI rapide : Optimisations qui se traduisent rapidement en gains mesurables ;
Accompagnement continu : Le consultant qui réalise l’audit vous accompagne ensuite dans la mise en œuvre.

Notre approche différenciante :

Plus de 15 ans d’expertise en gestion documentaire et transformation numérique ;
Méthodologie éprouvée et adaptée à votre contexte ;
Confidentialité des informations recueillies ;
Suivi personnalisé par le même expert de A à Z.

📁🛠️ Exemple de mise en œuvre - Cas client :

🚛 Contexte :

Groupe de garages spécialisés dans la vente et réparation de camions et poids lourds, avec plusieurs sites et une cinquantaine de collaborateurs.

⚠️ Problématique initiale :

Le dirigeant constatait des retards récurrents dans les paiements fournisseurs et encaissements clients, ainsi qu’une surcharge administrative de ses équipes.

📋 Principaux constats de l’audit :

Factures régulièrement perdues ou égarées entre les sites ;
Validation des factures en dernière minute par manque de visibilité ;
Processus de validation flou impliquant plusieurs sites sans coordination ;
Navettes quotidiennes entre le siège et les garages pour faire circuler les documents ;
Envoi manuel des factures clients une par une ;
Volume important de documents papier chronophage à classer.

📉 Impacts identifiés :

Temps perdu estimé à 15-20% de la productivité administrative ;
Surcharge de travail générant stress et démotivation ;
Coûts cachés : navettes, impressions, archivage, retards de paiement ;
Dégradation des relations avec les fournisseurs et clients ;
Risque d’erreurs et de perte de documents.

📈 Bénéfices du projet de transformation :

Gain de temps administratif de 60% sur les processus documentaires ;
Amélioration significative des délais de paiement et d’encaissement ;
Réduction drastique des coûts de transport et d’impression ;
Meilleure visibilité en temps réel pour la direction ;
Amélioration du climat social grâce à des processus fluides ;
ROI atteint en moins de 6 mois.

🤝 Particularité de notre approche :

L’audit a été suivi d’une implémentation complète par le même consultant, garantissant une parfaite continuité et une adoption réussie par les équipes.