GED

Solutions Documentaires sur Mesure

Vous ressentez le besoin d'optimiser votre organisation documentaire, mais vous cherchez une solution adaptée à vos spécificités ?

Solutions modulaires sur mesure

Développement par briques fonctionnelles pour avancer pas à pas selon vos priorités

Évolutivité garantie

Plateforme extensible permettant d'ajouter de nouveaux modules selon vos besoins futurs

Accompagnement personnalisé

Interlocuteur unique de l'analyse à la maintenance, avec une expertise métier approfondie

Solution française pérenne

Logiciel développé en France avec + de 1500 clients et maintenance complète incluse

Problématique :

Après avoir identifié vos axes d’amélioration (suite à un audit ou simple découverte), vous cherchez une solution qui :

  • S’adapte parfaitement à vos métiers et ne vous impose pas de changer vos habitudes ;
  • Évolue avec vous sans obligation de tout repenser à chaque étape ;
  • Respecte votre rythme et vos contraintes budgétaires ;
  • Intègre vos outils existants sans créer de rupture ;
  • Anticipe les évolutions réglementaires (facturation électronique 2026-2027, RGPD…).

➡️ Le défi ? Trouver une solution suffisamment flexible pour s’adapter à vos spécificités tout en étant assez robuste pour accompagner votre croissance sur le long terme.

Solution proposée :

Une plateforme documentaire évolutive construite brique par brique.

Notre approche unique basée sur EzGED, solution française reconnue :

  1. Analyse et conception sur mesure

    • Étude approfondie de vos processus métier actuels ;
    • Conception de modules parfaitement adaptés à votre organisation ;
    • Développement spécifique en Python/Symfony pour répondre à vos besoins uniques ;
    • Intégration, Interconnexion avec vos outils existants.
  2. Déploiement modulaire et progressif

    • Mise en œuvre par étapes selon vos priorités ;
    • Formation et accompagnement personnalisés des utilisateurs ;
    • Tests et ajustements en concertation avec vos équipes ;
    • Validation avant passage à l’étape suivante.
  3. Évolution continue

    • Ajout de nouveaux modules selon vos besoins futurs ;
    • Adaptation aux évolutions réglementaires ;
    • Montées de version et nouvelles fonctionnalités incluses ;
    • Support expert très réactif et proactif.

Modules et fonctionnalités disponibles :

📋 Gestion documentaire avancée :

  • Capture et indexation intelligente (automatique/semi-automatique) ;
  • Classement structuré et recherche “plein texte” OCR ;
  • Archivage sécurisé et traçabilité complète ;
  • Gestion fine des droits d’accès.

⚡ Processus métier automatisés :

  • Workflow de validation sur mesure ;
  • Circuits de traitement documentaire ;
  • Alertes automatiques sur échéances ;
  • Rapprochement de documents.

🏢 Solutions sectorielles spécialisées :

  • Gestion clients avec envoi automatique ;
  • Gestion fournisseurs avec PAF et circuits de validation ;
  • Documents d’entreprise ;
  • Modules métiers spécifiques :
    • Copropriétés et gestion locative ;
    • Flotte de véhicules avec alertes ;
    • Suivi de production…
  • Processus RH (Contrats de travail, Bulletins de salaires, …) ;
  • Courriers avec affectation, dsistribution par service et suivi…

📱 Outils collaboratifs modernes :

  • Formulaires sur mesure responsives (EzGED-Forms) ;
  • Signature électronique avancée (LiveConsent) ;
  • Coffre-fort bulletins de paie (WiDO@PAIE) ;
  • Portail documentaire personnalisé.

🔌 Interconnexions et intégrations :

  • Liaison avec vos logiciels métier existants ;
  • Connexions PDP, Chorus Pro, SAE, mails tracés ;
  • Synchronisation avec vos référentiels ;
  • Module IA avec choix du modele de langage à utiliser ;
  • APIs pour développements futurs.

Bénéfices :

Une transformation digitale maîtrisée et rentable.

Gains opérationnels immédiats :

  • Réduction drastique du temps de recherche : localisation instantanée des documents ;
  • Élimination des tâches répétitives : automatisation des processus manuels ;
  • Diminution significative des erreurs : circuits de validation sécurisés ;
  • Amélioration des délais : traitement accéléré et suivi en temps réel ;
  • Anticipation des réformes : préparation à la facturation électronique 2026-2027.

Avantages organisationnels :

  • Normalisation des pratiques : classement et nommage harmonisés ;
  • Amélioration du travail collaboratif : fin du travail en silos ;
  • Facilitation de l’intégration : nouveaux collaborateurs rapidement opérationnels ;
  • Continuité d’activité assurée : accès distant et sauvegarde automatique ;
  • Maîtrise de la conformité : RGPD, traçabilité, piste d’audit fiable, RFE.

Retour sur investissement rapide :

  • Économies substantielles : réduction drastique des impressions et du stockage ;
  • Gains de productivité mesurables : jusqu’à 60% sur certains processus ;
  • Optimisation des ressources : traitement de plus de clients avec les mêmes équipes ;
  • Budget maîtrisé : licence acquise définitivement, pas de surprise tarifaire ;
  • ROI généralement atteint en 6 à 18 mois selon l’ampleur du projet.

Notre approche différenciante :

Un partenariat gagnant-gagnant sur le long terme :

  • Interlocuteur unique : le même expert de l’analyse à la maintenance (connaissance approfondie de votre dossier) ;
  • Réactivité exceptionnelle : intervention dans l’heure ou la demi-journée maximum ;
  • Proximité géographique : basé à Montpellier avec déplacements sur toute la France ;
  • Force du réseau : + de 1500 clients équipés, 15 distributeurs experts mobilisables ;
  • Maintenance complète incluse : hotline, accompagnement, corrections et évolutions comprises.

Solution techniquement pérenne :

  • 100% française : développement et hébergement en France, sources sécurisées ;
  • Technologie ouverte : base MariaDB, développement Python/Symfony ;
  • Hébergement sécurisé : datacenters français certifiés ISO 27001 ;
  • Évolutivité illimitée : modules, utilisateurs et stockage extensibles ;
  • Interconnexions natives : compatibilité avec l’écosystème partenaire.

📁🛠️ Exemple de mise en œuvre - Cas client :

🪠 Contexte :

Groupe spécialisé dans le négoce B2B (plomberie, chauffage) avec une centaine d’établissements répartis sur tout le territoire, gérant des milliers de transactions quotidiennes avec leurs fournisseurs et clients professionnels.

📋 Modules déployés progressivement :

🏭 Phase 1 - Factures fournisseurs achats :
  • Interconnexion avec leur logiciel de gestion commerciale ;
  • Rapprochement automatique des bons de commandes avec les factures ;
  • Capture et indexation semi-automatique des factures ;
  • Circuit de traitement avec statuts personnalisés.
  • Résultats : 70% de gain de temps sur le rapprochement, élimination des erreurs de saisie.
💼 Phase 2 - Frais généraux avec workflow :
  • Interconnexion avec Sage 1000 pour export/import automatique ;
  • Workflow de validation multi-niveaux (manager/direction/comptabilité) et multi-critères (catégories/montants) ;
  • Suivi en temps réel de l’avancement des dossiers.
  • Résultats : Délais de validation divisés par 4, traçabilité complète des décisions.
🌐 Phase 3 - Ouverture de comptes clients Pro en ligne :
  • Formulaire de saisie des informations avec upload des pièces justificatives ;
  • Signature électronique automatisée du dossier + conditions générales ;
  • Workflow interne pour validation et ouverture dans la gestion commerciale ;
  • Notifications automatiques à chaque étape.
  • Résultats : Processus d’ouverture accéléré de 15 à 3 jours, satisfaction client améliorée.
📧 Phase 4 - Facturation clients automatisée :
  • Capture automatique des factures générées par la gestion commerciale ;
  • Indexation et classement automatique par client ;
  • Envoi automatique par email ;
  • Résultats: 90% des factures envoyées automatiquement, amélioration des délais d’encaissement.
👥 Phase 5 - Évolutions RH et terrain (à venir) :
  • Signature électronique des contrats de travail avec workflow de suivi ;
  • Coffre-fort pour bulletins de salaire dématérialisés ;
  • Formulaires d’intervention sur tablette pour les techniciens.

📈 Bilan global après 18 mois :

  • ROI atteint en moins d'1 an malgré l’envergure du déploiement ;
  • Harmonisation des processus sur l’ensemble du groupe ;
  • Préparation optimale aux évolutions réglementaires (facturation électronique 2026) ;
  • Réduction drastique des coûts administratifs centraux.

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