Solutions Documentaires sur Mesure
Vous ressentez le besoin d'optimiser votre organisation documentaire, mais vous cherchez une solution adaptée à vos spécificités ?
Développement par briques fonctionnelles pour avancer pas à pas selon vos priorités
Plateforme extensible permettant d'ajouter de nouveaux modules selon vos besoins futurs
Interlocuteur unique de l'analyse à la maintenance, avec une expertise métier approfondie
Logiciel développé en France avec + de 1500 clients et maintenance complète incluse
Problématique :
Après avoir identifié vos axes d’amélioration (suite à un audit ou simple découverte), vous cherchez une solution qui :
- S’adapte parfaitement à vos métiers et ne vous impose pas de changer vos habitudes ;
- Évolue avec vous sans obligation de tout repenser à chaque étape ;
- Respecte votre rythme et vos contraintes budgétaires ;
- Intègre vos outils existants sans créer de rupture ;
- Anticipe les évolutions réglementaires (facturation électronique 2026-2027, RGPD…).
➡️ Le défi ? Trouver une solution suffisamment flexible pour s’adapter à vos spécificités tout en étant assez robuste pour accompagner votre croissance sur le long terme.
Solution proposée :
Une plateforme documentaire évolutive construite brique par brique.
Notre approche unique basée sur EzGED, solution française reconnue :
Analyse et conception sur mesure
- Étude approfondie de vos processus métier actuels ;
- Conception de modules parfaitement adaptés à votre organisation ;
- Développement spécifique en Python/Symfony pour répondre à vos besoins uniques ;
- Intégration, Interconnexion avec vos outils existants.
Déploiement modulaire et progressif
- Mise en œuvre par étapes selon vos priorités ;
- Formation et accompagnement personnalisés des utilisateurs ;
- Tests et ajustements en concertation avec vos équipes ;
- Validation avant passage à l’étape suivante.
Évolution continue
- Ajout de nouveaux modules selon vos besoins futurs ;
- Adaptation aux évolutions réglementaires ;
- Montées de version et nouvelles fonctionnalités incluses ;
- Support expert très réactif et proactif.
Modules et fonctionnalités disponibles :
📋 Gestion documentaire avancée :
- Capture et indexation intelligente (automatique/semi-automatique) ;
- Classement structuré et recherche “plein texte” OCR ;
- Archivage sécurisé et traçabilité complète ;
- Gestion fine des droits d’accès.
⚡ Processus métier automatisés :
- Workflow de validation sur mesure ;
- Circuits de traitement documentaire ;
- Alertes automatiques sur échéances ;
- Rapprochement de documents.
🏢 Solutions sectorielles spécialisées :
- Gestion clients avec envoi automatique ;
- Gestion fournisseurs avec PAF et circuits de validation ;
- Documents d’entreprise ;
- Modules métiers spécifiques :
- Copropriétés et gestion locative ;
- Flotte de véhicules avec alertes ;
- Suivi de production…
- Processus RH (Contrats de travail, Bulletins de salaires, …) ;
- Courriers avec affectation, dsistribution par service et suivi…
📱 Outils collaboratifs modernes :
- Formulaires sur mesure responsives (EzGED-Forms) ;
- Signature électronique avancée (LiveConsent) ;
- Coffre-fort bulletins de paie (WiDO@PAIE) ;
- Portail documentaire personnalisé.
🔌 Interconnexions et intégrations :
- Liaison avec vos logiciels métier existants ;
- Connexions PDP, Chorus Pro, SAE, mails tracés ;
- Synchronisation avec vos référentiels ;
- Module IA avec choix du modele de langage à utiliser ;
- APIs pour développements futurs.
Bénéfices :
Une transformation digitale maîtrisée et rentable.
Gains opérationnels immédiats :
- Réduction drastique du temps de recherche : localisation instantanée des documents ;
- Élimination des tâches répétitives : automatisation des processus manuels ;
- Diminution significative des erreurs : circuits de validation sécurisés ;
- Amélioration des délais : traitement accéléré et suivi en temps réel ;
- Anticipation des réformes : préparation à la facturation électronique 2026-2027.
Avantages organisationnels :
- Normalisation des pratiques : classement et nommage harmonisés ;
- Amélioration du travail collaboratif : fin du travail en silos ;
- Facilitation de l’intégration : nouveaux collaborateurs rapidement opérationnels ;
- Continuité d’activité assurée : accès distant et sauvegarde automatique ;
- Maîtrise de la conformité : RGPD, traçabilité, piste d’audit fiable, RFE.
Retour sur investissement rapide :
- Économies substantielles : réduction drastique des impressions et du stockage ;
- Gains de productivité mesurables : jusqu’à 60% sur certains processus ;
- Optimisation des ressources : traitement de plus de clients avec les mêmes équipes ;
- Budget maîtrisé : licence acquise définitivement, pas de surprise tarifaire ;
- ROI généralement atteint en 6 à 18 mois selon l’ampleur du projet.
Notre approche différenciante :
Un partenariat gagnant-gagnant sur le long terme :
- Interlocuteur unique : le même expert de l’analyse à la maintenance (connaissance approfondie de votre dossier) ;
- Réactivité exceptionnelle : intervention dans l’heure ou la demi-journée maximum ;
- Proximité géographique : basé à Montpellier avec déplacements sur toute la France ;
- Force du réseau : + de 1500 clients équipés, 15 distributeurs experts mobilisables ;
- Maintenance complète incluse : hotline, accompagnement, corrections et évolutions comprises.
Solution techniquement pérenne :
- 100% française : développement et hébergement en France, sources sécurisées ;
- Technologie ouverte : base MariaDB, développement Python/Symfony ;
- Hébergement sécurisé : datacenters français certifiés ISO 27001 ;
- Évolutivité illimitée : modules, utilisateurs et stockage extensibles ;
- Interconnexions natives : compatibilité avec l’écosystème partenaire.
📁🛠️ Exemple de mise en œuvre - Cas client :
🪠 Contexte :
Groupe spécialisé dans le négoce B2B (plomberie, chauffage) avec une centaine d’établissements répartis sur tout le territoire, gérant des milliers de transactions quotidiennes avec leurs fournisseurs et clients professionnels.
📋 Modules déployés progressivement :
🏭 Phase 1 - Factures fournisseurs achats :
- Interconnexion avec leur logiciel de gestion commerciale ;
- Rapprochement automatique des bons de commandes avec les factures ;
- Capture et indexation semi-automatique des factures ;
- Circuit de traitement avec statuts personnalisés.
- Résultats : 70% de gain de temps sur le rapprochement, élimination des erreurs de saisie.
💼 Phase 2 - Frais généraux avec workflow :
- Interconnexion avec Sage 1000 pour export/import automatique ;
- Workflow de validation multi-niveaux (manager/direction/comptabilité) et multi-critères (catégories/montants) ;
- Suivi en temps réel de l’avancement des dossiers.
- Résultats : Délais de validation divisés par 4, traçabilité complète des décisions.
🌐 Phase 3 - Ouverture de comptes clients Pro en ligne :
- Formulaire de saisie des informations avec upload des pièces justificatives ;
- Signature électronique automatisée du dossier + conditions générales ;
- Workflow interne pour validation et ouverture dans la gestion commerciale ;
- Notifications automatiques à chaque étape.
- Résultats : Processus d’ouverture accéléré de 15 à 3 jours, satisfaction client améliorée.
📧 Phase 4 - Facturation clients automatisée :
- Capture automatique des factures générées par la gestion commerciale ;
- Indexation et classement automatique par client ;
- Envoi automatique par email ;
- Résultats: 90% des factures envoyées automatiquement, amélioration des délais d’encaissement.
👥 Phase 5 - Évolutions RH et terrain (à venir) :
- Signature électronique des contrats de travail avec workflow de suivi ;
- Coffre-fort pour bulletins de salaire dématérialisés ;
- Formulaires d’intervention sur tablette pour les techniciens.
📈 Bilan global après 18 mois :
- ROI atteint en moins d'1 an malgré l’envergure du déploiement ;
- Harmonisation des processus sur l’ensemble du groupe ;
- Préparation optimale aux évolutions réglementaires (facturation électronique 2026) ;
- Réduction drastique des coûts administratifs centraux.
Prêt à transformer vos défis documentaires en atouts stratégiques ?
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