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Force probante numérique

Par Emilien

5 minutes de lecture - 972 mots

Cet article a pour but de rassembler, synthétiser et reformuler les éléments d’information juridique applicables en la matière. Il ne prétend pas à l’exhaustivité et ne constitue pas une consultation juridique. Il ne saurait engager la responsabilité de son auteur : le lecteur est invité à prendre conseil auprès d’un avocat pour toute interrogation relative à sa situation juridique personnelle.

Documents numérisés : Force probante de la numérisation dans une GED par rapport à sa version papier physique

La question de la force probante d’un document numérique par rapport à sa version papier (on parle ici de “copie fiable”) est un sujet large et soumis à de nombreuses interprétations.
Vous trouverez, ci-dessous, un recueil de plusieurs réponses et éléments sur la question, synthétisé, avec nos mots, pour la rendre un peu moins nébuleuse.

Textes

Le principal texte sur la question est le suivant : Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016.
Ce décret est pris pour l’application de l’article 1379 du code civil :

La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique.
Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État.
Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée.

En vulgarisant, en quelques mots, la copie fiable vaut force probante si elle respecte les conditions qui suivent :

  1. Informations sur la copie (métadonnées) : production des informations liées à la copie et destinées à son identification (contexte de numérisation, date, …) (Article 2).
  2. Qualité : procédé de numérisation testé et vérifié (Article 2).
  3. Intégrité : attestée par une empreinte électronique qui garantit la détection de toute modification ultérieure (Article 3).
  4. Conservation : dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu (Article 4).
  5. Lisibilité dans le temps : afin d’assurer une lisibilité dans le temps, les opérations requises sont autorisées si elles sont tracées (Article 4).
  6. Traçabilité : empreintes et traces conservées sans modifications possibles (Article 5).
  7. Sécurité : mesures de sécurité appropriées nécessaires pour l’accès aux dispositifs de reproduction et conservation (Article 6).
  8. Documentation : le dispositif doit être documenté, à jour et conservé (Article 7).

Normes

Toutefois, comme ces articles ne sont pas très précis dans leur mise en œuvre et que “La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge”, la norme NF Z42-026 (il existe aussi la certification NF 544, un référentiel des bonnes pratiques de numérisation) a été créée.
Son objectif est de définir les règles de l’art pour numériser des documents en définissant et spécifiant les prestations de numérisation et les contrôles à mettre en œuvre afin de réaliser des « copies fidèles ».

Périmètre et contenu de la norme NF Z42-026

La norme est un texte qu’il est possible d’acquérir sur le site de l’AFNOR moyennant finance. Il n’est donc pas possible de la livrer en détail car ce serait une violation du droit associé. En voici les grandes lignes :

  • Contractualisation d’une Convention de numérisation NF Z42-026
  • Qualification et paramétrage de la chaîne de numérisation
  • Documentation du dispositif de qualification retenu dans la CdN
  • Collecte des documents à numériser
  • Contrôle à réception et préparation des lots
  • Numérisation
  • Opération de production de métadonnées
  • Contrôles et composition des livrables numériques
  • Traitements des anomalies
  • Livraison des livrables numériques par l’OP
  • Contrôles des livrables par le DO

Bien entendu, d’autres points plus détaillés figurent dans la norme qui compte un peu plus de 25 pages.

Destruction des originaux papier

Enfin, concernant la destruction des documents papier, il faut rester vigilant. En effet, même si la mise en place d’une ou plusieurs normes reconnues dans le domaine peut emporter la conviction du juge, rien ne constitue une autorisation générale de détruire les originaux.
Pour rappel, le dernier alinéa de l’article 1379 du Code civil prévoit que “Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée”.
Le plus important, en l’état actuel, est de respecter les bonnes pratiques et surtout d’évaluer le risque financier et juridique pour chaque typologie de document original qu’il est envisagé de détruire. De cette manière, en tout bon sens, on ne garde seulement que les quelques documents qui ont un réel enjeu.

Et les solutions de GED dans tout ça ?

Une GED, comme tout autre logiciel, ne peut pas faire de la copie fiable, à elle toute seule.
C’est un outil qui aide à se mettre en conformité grâce à certains processus ou fonctionnalités qu’il propose. Par exemple :

  • La conversion au format PDF (Portable Document Format), pour une conservation pérenne du document,
  • La gestion des versions, qui permet la conservation de toute copie annotée du document, même postérieurement, suite à son traitement,
  • La vérification d’intégrité, qui garantit, à la consultation, la non modification du document,
  • Le journal de vie du document, qui atteste notamment la date, l’heure et l’auteur du dépôt,
  • La signature électronique, RGS* (certificat serveur qui identifie une entité), qui assure son scellement, …

C’est à la société utilisatrice de la GED de mettre en place le reste pour être en conformité avec la loi et les règlements :

  • administration du ou des serveurs,
  • sécurité de son environnement informatique,
  • les bons outils de sauvegarde,
  • la documentation…
  • sans oublier, le suivi de l’évolution de la loi et des règlements.


Nous sommes présents pour vous accompagner sur tous vos projets de mise en place ou d’évolution de solutions numériques et vous permettre une sécurité optimale de votre patrimoine documentaire.
N’hésitez pas à nous contacter.

Sources :